提案版本控管的重點不是把檔名從 v1 改成 v7，而是讓團隊知道：哪一版改了範圍、價格、期限、前提條件與客戶承諾，誰核准，哪一版真的寄給客戶。對台灣 SME 來說，AI 最適合先比對文件差異、抓出風險欄位、整理修改摘要；但價格、合約條件、折扣、付款與最終寄送，仍要由負責人人工核准。
提案版本控管不是檔名規則，而是成交風險控管
很多小團隊以為檔名寫成「客戶提案_新版_最終版2」就算控管，真正出事通常不是找不到檔案，而是寄出去的版本和內部認定的版本不一樣。業務改了價格，顧問改了範圍，老闆在 LINE 口頭同意折扣，設計師又把舊 PDF 傳給客戶；等客戶回簽或要求履約時，大家才發現每個人心中的版本不同。
台灣《民法》第 153 條說明，當事人互相表示意思一致時契約即可能成立；本文不是法律意見，但這提醒 SME：提案、報價與修訂紀錄不只是內部文件，而是可能影響客戶理解、承諾與後續爭議的商業證據。來源：全國法規資料庫：民法。
5 個最容易出事的改稿風險
| 風險欄位 | 常見失誤 | 版本控管要記錄什麼 |
|---|---|---|
| 服務範圍 | 口頭多送一項，但正式提案沒更新 | 新增、刪除、改名的服務項目與核准人 |
| 價格與折扣 | 不同版本有不同總價、付款期或折扣理由 | 改價原因、折扣期限、毛利影響與核准時間 |
| 交付期限 | 簡報說兩週，合約附件寫三週 | 起算日、交付日、客戶需提供資料與例外情況 |
| 前提假設 | 估價基於客戶提供資料，但最新版沒保留假設 | 報價依據、資料來源、尚未確認的限制 |
| 寄送版本 | 客戶收到舊 PDF，內部卻以新版估工作量 | 寄送時間、收件人、檔案連結、是否已取代舊版 |
AI 可以先比對什麼，不能替你核准什麼
AI 很適合做第一輪檢查：把 Word、Google Docs、PDF 或簡報中的差異整理成摘要，標出價格、期限、交付物、付款方式、責任邊界、個資欄位與客戶名稱是否變動。Microsoft Word 官方文件也說明，團隊可以用註解、提及與追蹤修訂來協作；Google Docs 則提供版本紀錄，讓使用者查看文件曾經如何變更。來源：Microsoft Support：Give and receive feedback in Word、Google Docs Editors Help：Find what changed in a file。
但 AI 不應替你做三件事。第一，不要自動核准折扣或條款，因為它不知道你的毛利底線與合約風險。第二，不要自行寄出最新版，除非負責人已明確核准。第三，不要把含有客戶姓名、電話、預算、內部成本或未公開策略的文件直接丟到不清楚資料政策的工具；若提案處理涉及個人資料，仍要注意個資法關於蒐集與利用告知的要求。來源：全國法規資料庫：個人資料保護法。
30 分鐘建立一張版本控管表
- 先定義最新版位置：只允許一個主資料夾或一個文件連結作為正式版本，不要讓 LINE 附件、桌面檔案與雲端檔案同時存在。
- 建立版本命名：建議使用日期、客戶簡稱、文件類型與版號，例如 2026-10-11_client-proposal_v03。
- 記錄每次修改：每一列至少包含修改日期、修改人、修改原因、影響欄位、是否需要客戶確認。
- 加上核准欄位：價格、折扣、範圍、交期、付款條件與法律條款都要有核准人，不要只寫已修改。
- 鎖定寄送版本：寄出後把寄送時間、收件人、檔案連結與摘要記下來，並標示舊版已作廢。
- 讓 AI 每次先摘要差異：請 AI 輸出三段：本次改了什麼、可能影響什麼承諾、哪些地方需要人工核准。
適用與不適用情境
這套做法適合顧問、設計、裝修、軟體導入、教育訓練、B2B 服務、專案型行銷與高單價客製服務。只要你的提案會經過兩次以上修改，或會牽涉價格、範圍、交期、付款與客戶資料，就值得建立版本控管。
它不適合把所有商業判斷交給 AI。若團隊還沒有明確定價權限、折扣規則、合約模板或負責人，先補內部決策規則；否則 AI 只會更快整理出一堆沒有人敢核准的版本。
資料更新與來源
本文於 2026 年 10 月 11 日依公開官方資料與搜尋結果整理。文件協作工具、版本紀錄功能、AI 工具資料政策與台灣法規可能更新，正式採用前仍應回到官方文件、公司法務或合約顧問確認。
- Microsoft Support：Give and receive feedback in Word
- Microsoft Support：Track changes in Word
- Google Docs Editors Help：Find what changed in a file
- 全國法規資料庫：民法
- 全國法規資料庫：個人資料保護法
結論：不要讓客戶替你發現哪一版才算數
提案版本控管最重要的成果，是讓團隊在寄出前就知道哪一版可以代表公司。AI 可以幫你比對差異、抓出高風險欄位、整理修改摘要，但它不該取代負責人的核准。台灣 SME 可以先用一張版本控管表開始，把範圍、價格、期限、假設與寄送紀錄鎖住。當每一版都說得清楚，客戶比較容易信任，團隊也比較不會在成交後才為舊版承諾補破網。
FAQ
提案版本控管一定要買專門軟體嗎？
不一定。小團隊可以先用 Google Docs、Word、雲端資料夾和一張版本控管表開始；等提案量、權限或審批流程變複雜，再評估專門工具。
AI 可以自動判斷哪一版提案要寄給客戶嗎？
不建議。AI 可以摘要差異和標出風險，但價格、範圍、付款條件與正式寄送版本應由負責人核准。
提案改稿最少要記錄哪些欄位？
至少記錄版號、日期、修改人、修改原因、影響欄位、核准人、寄送對象和是否取代舊版。
客戶用 LINE 同意修改，還需要更新提案嗎？
需要。LINE 可以作為溝通紀錄，但正式提案、報價或附件仍應同步更新，避免內部與客戶各自拿不同版本理解承諾。
提案版本控管和合約管理有什麼不同？
提案版本控管處理成交前的修改、核准與寄送紀錄；合約管理處理簽約後的正式條款、履約、變更與續約。兩者應銜接，但不要混成同一件事。